PT Multi Sinar Adamar

Empat Langkah untuk Memulai Sistem Automatisasi bagi Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Sep 21, 20
#automation#adamar#rumahsakit#farmasi#rumahsakitindonesia

Sistem automatisasi merupakan suatu sistem kombinasi antara komputerisasi yang menggunakan barcode sekaligus dengan sistem dispensing oleh mesin. Sistem automatisasi sudah banyak digunakan di beberapa rumah sakit di Indonesia, baik di untuk pelayanan Farmasi Rawat Jalan maupun Farmasi Rawat Inap. Tetapi dalam kenyataan, Farmasi Rumah Sakit di Indonesia juga banyak mengalami kendala maupun tantangan dimulai dari keputusan untuk memilih sistem automatisasi sampai dengan bagaiamana tetap mempertahankan sistem automatisasi dalam pelayanan menjadi maksimal . Berikut adalah beberapa parameter untuk memulai dan mengenal sistem automatisasi di farmasi rumah sakit :

  • Kenali Pelayanan Farmasi Internal terlebih dahulu

Internal rumah sakit harus memahami beberapa hal dalam internal antara lain jumlah resep per hari, berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 resep, berapa tenaga atau sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan jumlah resep tersebut, bagaimana pola atau kebiasaan dokter dalam meresepkan suatu obat, bagaimana kualitas pelayanan farmasi bagi para pengunjung rumah sakit, jenis obat yang sering diresepkan, dan kebutuhan lainnya. Rumah sakit juga dapat melihat alur pasien datang hingga pulang seperti apakah rumah sakit sudah memulai resep elektronik? Dan bagaimana proses pembayaran bagi pasien rawat jalan.

Tahap 1 ini bertujuan untuk menilai potensi dan kapasitas diri dari farmasi rumah sakit untuk mengetahui apakah pelayanan secara manual atau dengan tenaga manusia telah mencapai titik jenuh? atau dapat dikatakan bahwa tim farmasi selalu merasa kekurangan SDM atau mau menambah manusia berapa pun, pelayanan akan tetap sama dan bahkan walaupun sudah melakukan banyak cara, pelayanan masih belum mencapai target waktu.

  • Melakukan studi kelayakan hingga sistem perencanaan

Memilih tipe mesih yang tepat sesuai kebutuhan merupakan tahapan berikutnya agar rumah sakit memahami berapa nilai yang harus dinvestasikan dan apa benefit yang didapatkan. Jenis mesin yang tersedia di Indonesia berupa Box Dispensing Machine bagi farmasi rawat jalan, dan Unit Dose Dispensing Machine bagi farmasi rawat inap. Beberapa tipe mesin sudah dapat membantu proses pekerjaan dari mula pengambilan hingga proses pemberian identitas atau labelling secara otomatisasi.

Bagi farmasi rawat jalan, memang yang tersedia mesin yang dispensing obat dalam bentuk box, sehingga farmasi perlu melakukan perencanaan lebih matang, misalnya dalam melakukan repackaging sesuai dengan pola atau kebiasaan peresepan dokter untuk obat-obat tertentu. Tetapi bagi obat rutin bulanan, ataupun obat untuk klaim BPJS, umunya sediaan dari pabrik sudah bisa memenuhi kebutuhan itu, 1 box untuk 1 bulan. Dalam perhitungan studi kelayakan parameter yang dapat dihitung sebagai benefit antara lain waktu yang dihemat saat menggunakan mesin, tenaga manusia yang dihemat, jumlah dispensing error yang menurun akibat dari mesin, jumlah penghematan stock atau inventory, bahkan berapa potensi resep yang dapat diterima oleh mesin dalam waktu tertentu apabila kapasitas mesin masih dapat ditingkatkan (jumlah resep saat ini masih dapat dipenuhi oleh kapasitas mesin yang lebih besar). Beberapa nilai lainnya juga yaitu sistem komputerisasi membuat semua menjadi lebih mudah dalam proses re-filling stock, memeudahkan dalam stock opname, dan yang terpenting adalah adanya peningkatan secara psikologis bagi tim farmasi Ketika memiliki suatu sistem yang memudahkan pekerjaan mereka, mereka lebih Bahagia dan lebih semangat dalam bekerja. Sebagai pertimbangan biaya yang keluar pasti harus menghitung investasi mesin dan atribut yang dibutuhkan. Apabila rumah sakit belum memiliki sistem pendukung lainnya seperti server, ataupun resep elektronik, maka ini juga harus dimulai bagi rumah sakit agar pelayanan kombinasi dari hulu ke hilir menjadi lebih maksimal. Biaya perlengkapan, jasa servis dan aksesoris rutin bulanan juga dapat dimasukkan dalam perhitungan studi kelayakan. Rumah sakit dapat memulai investasi dari nilai yang beragam, dimulai 2 miliar hingga 8 atau 9 miliar memiliki sistem robot dispensing. Jika dibandingkan dengan keuntungan dan potensi yang ada, nilai tersebut sangat memenuhi untuk dijalankan. Rumah sakit dapat bekerja sama dengan pihak distributor agar mendapatkan solusi yang saling menguntungkan.

Untuk farmasi rawat inap, sistem yang tersedia sudah memenuhi standard akreditasi nasional maupun internasional, yaitu pemberian dalam bentuk unit dose. Investasi mesin rawat inap hamper 2x lipat dari mesin rawat jalan dikarenakan obat rawat inap lebih beragam jenisnya dibandingkan obat rawat jalan, sehingga mesin juga harus lebih fleksibel dalam mempersiapkan obat menjadi Unit Dose. Benefit yang didapatkan juga lebih besar, termasuk jumlah tenaga manusia yang dihemat, dibandingkan dengan tenaga manusia. Kecepatan mesin UDD bekerja juga jauh lebih cepat dibandingkan dengan tenaga manusia. Penurunan medication error juga dapat diminimalisir hingga proses administrasi obat ke pasien. Dalam tahap ini rumah sakit juga dapat mempertimbangkan untuk memulai sistem close loop medication management. Sistem itu bertujuan untuk mengdokumentasi seluruh obat dimulai dari penerimaan, hingga pemberian obat ke pasien secara komputerisasi melalui barcode. Dari keuntungan, maka mesin UD tersebut akan layak untuk diinvestasikan.

  • Persiapan Rencana dan manajemen perubahan

Setelah tahapan paling krisis yaitu pengajuan dana, maka harus disiapkan bagaimana rencana agar impelementasi sistem robotic berhasil, tahapan yang harus dilalui dan risiko-risiko yang dapat timbul termasuk cara mengatasinya. Menggunakan sistem robotic ini tidak hanya tim farmasi yang berubah, tetapi tim dari pelayanan lainnya akan berubah, apalagi untuk robotic di farmasi rawat inap. Pelayanan resep dari tim pelayanan medis sebagai hulu disarankan dengan elektronik resep, pelayanan keperawatan, administrasi sebagai hilir pada rawat inap juga dilakukan secara elektronik dan semua tim yang dapat mendukung sistem komputerisasi maupun sistem untuk melakukan dokumentasi dan sistem telusur (tracing).

Proses ini bertujuan untuk memberikan gambaran agar tim rumah sakit dapat Menyusun strategi dan Langkah yang tepat agar seluruh rumah sakit merasakan gema akibat adanya sistem automatisasi ini.

  • Terus bertumbuh dan berinovasi (Continuous improvement and Innovation)

Setelah membuat strategi dan Langkah yang tepat, maka saatnya tim internal farmasi bahkan tim rumah sakit harus tetap bertumbuh dan berinovasi selalu dengan sahabat baru mereka, sistem robotic. Salah satu bagian sudah terpenuhi dan teratasi oleh robotic, bagian lain masih dapat terus dikembangkan. Inovasi-inovasi yang dapat menunjang mereka ataupun dapat meningkatkan kualitas pelayanan mereka yang dapat dirasakan bagi pengunjung rumah sakit sehingga citra rumah sakit dapat terus meningkat.